ИИ для оптовой компании: заказы из почты, прайсы и ответы клиентам без рутины

Где теряется время в оптовой компании

Если разложить по часам день менеджера в оптовой компании, картина обычно похожая:

Доли — ориентир, у вас они могут быть другими: посчитайте свои за одну неделю. Но вывод почти всегда один: продажами в прямом смысле менеджер занимается меньше трети времени. Остальное — операционка.

Сценарий 1. Заказы из писем и Excel

Клиенты присылают заказы как им удобно: таблицей в своём формате, текстом в теле письма, фото рукописного списка, голосовым в мессенджере. Менеджер открывает, находит каждую позицию в 1С, вбивает количество, создаёт заказ.

Что делает ИИ:

1. Забирает входящие из почтового ящика или мессенджера.
2. Распознаёт содержимое: таблицу, текст, фото, расшифровывает голосовое.
3. Достаёт позиции: наименование, артикул клиента, количество, единицу измерения.
4. Сопоставляет с вашей номенклатурой по справочнику соответствий и по смыслу.
5. Создаёт черновик заказа покупателя в 1С и помечает позиции, в которых не уверен.
6. Менеджер проверяет помеченные строки и подтверждает заказ.

Подводный камень: сопоставление номенклатуры

Распознать текст — простая часть. Сложная — понять, что «кабель ввг 3 на 2,5 плоский» у клиента — это «Кабель ВВГ-Пнг(А)-LS 3х2,5» у вас, а не «ВВГнг 3х2,5». Ошибка здесь — отгрузка не того товара.

Как решаем:

• Справочник соответствий по клиентам. Каждый крупный клиент пишет по-своему, но одинаково из раза в раз. Первое сопоставление делает менеджер, система запоминает.
• Уровень уверенности. Если модель уверена меньше чем на заданный порог — строка подсвечивается, менеджер выбирает вручную.
• Артикулы клиентов. Если клиент присылает свои артикулы, их сопоставление хранится отдельно и работает без нейросети.

Когда ИИ не нужен

Если крупные клиенты уже присылают заказы через ЭДО или выгрузкой из своей учётной системы в согласованном формате, нейросеть там лишняя: такие заказы загружаются обычной интеграцией без распознавания. ИИ нужен для «грязного» потока — письма, фото, голосовые, таблицы в произвольном формате. Поэтому первым делом стоит посмотреть, какая доля заказов приходит в каком виде. Иногда выясняется, что проще договориться с тремя крупнейшими клиентами о едином шаблоне таблицы.

В первые недели помеченных строк много, через 1–2 месяца на постоянных клиентах их становится в разы меньше. Если вас интересует распознавание входящих счетов и накладных от поставщиков — это отдельная задача, разобранная в статье распознавание документов нейросетью.

Сценарий 2. Ответы о наличии и ценах

Клиент пишет в мессенджер: «Есть 200 штук такого-то? Почём при таком объёме?» ИИ-ассистент смотрит остатки и цены в 1С по типу цен клиента и отвечает. Если товара нет — предлагает аналог или срок поступления.

Технически это чтение данных из 1С. Платформа 1С:Предприятие умеет публиковать стандартный REST-интерфейс OData, через который внешний сервис читает справочники и регистры. Подробно о способах подключения, роли программиста 1С и рисках доступа к базе — в статье ИИ и 1С. Как устроить ответы в мессенджерах, чтобы бот не раздражал клиентов, — в статье нейросеть для ответов в мессенджерах.

Правила, которые мы закладываем:

• цены — только из 1С по типу цен конкретного клиента, никогда не «по памяти» модели;
• скидки сверх прайса, отсрочки, нестандартные сроки — всегда человек;
• если данных нет или они противоречат друг другу — ответ «уточню у менеджера» и задача менеджеру.

Если из пяти сценариев хотя бы два у вас съедают по несколько часов в день, их стоит посчитать в деньгах.

Сценарий 3. Подбор аналогов

Товара нет на складе, а клиенту нужно сегодня. Опытный менеджер помнит, чем заменить. Новичок — нет.

ИИ подбирает аналоги по характеристикам из карточек номенклатуры: тот же размер, класс, стандарт, совместимость. Чтобы это работало, у товаров должны быть заполнены характеристики. Если в карточке только наименование, модель будет угадывать по названию — и иногда ошибаться.

Отдельный риск — предложить аналог, который формально похож, но не подходит по допуску или сертификату. Поэтому в B2B аналог всегда подтверждает менеджер или клиент, а для критичных категорий (электрика, крепёж для несущих конструкций, медицина) — только человек.

Сценарий 4. Прайсы поставщиков и рассылки клиентам

Оптовик получает прайсы от десятков поставщиков в разных форматах. Кто-то присылает Excel с объединёнными ячейками, кто-то PDF, кто-то ссылку. Обновление закупочных цен — часы работы закупщика каждую неделю.

ИИ приводит прайсы к единому формату: находит колонки с артикулом, наименованием, ценой, единицей, сопоставляет с вашими позициями и показывает, что подорожало. Закупщик проверяет изменения выше порога и загружает.

В обратную сторону — рассылка клиентам: ИИ собирает персональные подборки «что подорожает с 1-го числа» или «новые поступления в ваших категориях» на основе истории покупок клиента. Писать можно тем, кто согласился получать такие сообщения.

Сценарий 5. Напоминания о повторных заказах

Самый простой по технике и самый недооценённый сценарий. Большинство оптовых клиентов покупают с примерно постоянным циклом: раз в две недели, раз в месяц. Когда клиент пропускает цикл, он часто уже купил у конкурента.

Что делает система:

1. По истории продаж в 1С считает обычный интервал между заказами каждого клиента.
2. Каждое утро находит тех, у кого прошло заметно больше обычного.
3. Ставит задачу менеджеру или отправляет клиенту персональное напоминание с его типовым заказом: «Обычно вы берёте у нас вот это. Повторить?»
4. Отмечает, вернулся ли клиент.

Здесь даже не обязательна нейросеть: расчёт интервалов — простая аналитика. ИИ полезен, чтобы сформулировать сообщение по-человечески и подобрать, что предложить вместе с повторным заказом. Как выстраивать повторные продажи в целом — в статье повторные продажи.

Как это связать с 1С и почтой

Принцип безопасности: у ИИ права только на чтение нужных данных и на создание черновиков. Проводить документы, менять цены и удалять объекты он не может.

Условный расчёт экономии: дистрибьютор отделочных материалов

Пример условный. Дистрибьютор отделочных материалов, 8 менеджеров, около 1 600 заказов в месяц. 70% заказов приходят письмом или в мессенджер. Средний заказ — 25 строк, на ввод уходит около 12 минут.

Затраты, условно: настройка с интеграцией в 1С — 250 000 ₽, сопровождение и оплата модели — 25 000 ₽ в месяц. Чистая экономия около 92 600 ₽ в месяц, окупаемость — меньше трёх месяцев.

Высвобожденные 168 часов — это больше одной ставки менеджера. Разумнее всего направить их на звонки «спящим» клиентам из сценария 5. Тогда эффект считается уже в выручке, а не только в экономии.

Оплата самой модели в этом расчёте — малая часть. По прайсу Yandex AI Studio тысяча токенов стоит доли рубля, а обработка одного заказа укладывается в несколько тысяч токенов. Основные деньги — настройка, справочники и интеграция. Подробнее — в статье сколько стоит внедрение ИИ в бизнес.

С чего начать

1. Посчитайте поток. Сколько заказов в месяц приходит не через сайт и не через ЭДО, в каких форматах, сколько строк в среднем.
2. Соберите выборку. 50–100 реальных заказов от разных клиентов — на них подрядчик проверит качество распознавания до начала работ.
3. Проверьте номенклатуру. Заполнены ли характеристики, нет ли дублей. Мусор в справочнике — главный враг всех пяти сценариев.
4. Выберите один сценарий. Обычно начинают с ввода заказов от 10–20 крупнейших клиентов: у них самый стабильный формат и наибольший объём.
5. Запустите пилот на 4–6 недель с метрикой: время ввода заказа и доля строк, которые пришлось исправлять.
6. Расширяйте. Новые клиенты, ответы о наличии, напоминания.

Что может пойти не так

• Отгрузка не того товара. Защита — подсветка сомнительных строк и обязательная проверка менеджером.
• Ответ с неверной ценой. Защита — цены только из 1С по типу цен клиента.
• Менеджеры не доверяют и перепроверяют всё. Тогда экономии нет. Помогает прозрачность: показывайте, на чём основано сопоставление.
• Данные клиентов уходят во внешний сервис. В заказах есть контакты и адреса. Используйте сервисы с договором, проверьте требования закона о персональных данных.
• Зависимость от одного подрядчика. Справочник соответствий и настройки должны храниться у вас, а не только у подрядчика.

Если хотите посчитать, сколько часов ваших менеджеров уходит на ввод заказов и ответы и какой сценарий окупится первым, — оставьте контакты, разберём на ваших цифрах.