Нейросеть для закупок: сравнение КП поставщиков и прогноз остатков без Excel-марафона

Чем эта статья отличается от «ИИ для оптовой компании»

У нас есть отдельный разбор про ИИ для оптовой компании: там речь о бизнесе оптовика целиком — заказы клиентов, ответы о наличии, повторные продажи. Здесь — только функция закупок. Она есть в ресторане, в салоне красоты с расходниками, в строительной фирме, на производстве и в интернет-магазине. Задачи у закупщика везде похожи: найти поставщика, сравнить условия, не заморозить деньги в складе и не остаться без нужной позиции.

Где закупщик теряет время

Если записать неделю закупщика небольшой компании по часам, обычно получается такая картина:

Мы видим одну закономерность у клиентов, которые приходят с задачей «автоматизировать закупки»: больше всего часов уходит не на решения, а на приведение чужих документов к своему виду. Именно эту часть нейросеть делает хорошо.

Сценарий 1. Сравнение КП поставщиков

Поставщики присылают предложения как им удобно. Один — PDF с логотипом, другой — Excel с объединёнными ячейками, третий — текст в теле письма, четвёртый — скриншот из мессенджера. Чтобы сравнить, закупщик перебивает всё в одну таблицу.

Что делает нейросеть:

1. Читает файлы и текст писем, достаёт позиции, цены, единицы измерения, минимальную партию, сроки, условия оплаты и доставки.
2. Сопоставляет позиции поставщиков с вашей номенклатурой.
3. Приводит цены к сопоставимому виду: за штуку, килограмм или метр, с НДС или без.
4. Собирает таблицу и отдельно пишет, что не удалось сравнить и почему.

Подводный камень: «одинаковые» позиции

Самая частая ошибка — сравнить несравнимое. У одного поставщика цена за упаковку из 12 штук, у другого — за штуку. Один везёт бесплатно от 50 000 ₽, другой включил доставку в цену. Один даёт отсрочку 30 дней, другой работает по предоплате.

Поэтому в задании для модели мы явно прописываем, что считать: итоговую стоимость партии с доставкой, а не цену из первой колонки. И просим выводить отдельную колонку «допущения»: где модель пересчитала упаковку, где предположила НДС. Если допущение неверное, закупщик видит его сразу.

Что сравнивать, кроме цены

Хорошая таблица сравнения КП содержит не только цены:

Последняя строка — самая полезная. Модель хорошо замечает, чего в предложении нет: срока гарантии, условия о возврате брака, даты поставки.

Сценарий 2. Сверка счёта с заказом

Счёт пришёл, бухгалтерия ждёт согласования. Закупщик сверяет: те ли позиции, то ли количество, та ли цена. Если позиций 5, это минута. Если 60 — полчаса и высокий шанс пропустить ошибку.

Нейросеть сверяет счёт с заказом или с согласованным КП построчно и выдаёт список расхождений: «позиция 14 — цена выше на 8%», «позиции 22 нет в заказе», «количество 100 вместо 120». Закупщик проверяет только список, а не весь счёт.

Технически это распознавание документа плюс сравнение двух таблиц. Подробно о том, как нейросеть читает счета, накладные и УПД, — в статье распознавание документов нейросетью.

Если хотя бы два сценария из этой статьи у вас съедают по несколько часов в неделю, их стоит посчитать в деньгах до того, как что-то внедрять.

Сценарий 3. План закупок по продажам

Здесь важно не перепутать роли. Прогноз спроса — задача статистики: средние продажи, сезонность, тренд, страховой запас. Языковая модель вроде YandexGPT или GigaChat плохо считает в уме и может уверенно выдать неверную сумму. Поэтому схема другая:

1. Выгрузка продаж и остатков из учётной системы за 6–12 месяцев.
2. Расчёт по формуле: средний расход в день × срок поставки + страховой запас − текущий остаток − уже заказанное.
3. Нейросеть пишет код или формулы для этого расчёта, собирает итог и объясняет отклонения: «по позиции А продажи выросли вдвое за последний месяц — проверьте, не разовая ли это оптовая продажа».

Для расчётов в таблицах модели обычно пишут формулы или код, а не считают сами. Как ставить им такие задачи, мы разбирали в статье нейросеть для таблиц и отчётов.

Где прогноз ломается

• Разовые продажи. Один крупный заказ искажает средний расход. Такие продажи нужно помечать и исключать.
• Дефицит в истории. Если товара не было на складе две недели, продаж ноль. Модель решит, что спрос упал.
• Новые позиции. Истории нет — прогнозировать не по чему. Берут аналог или ставят минимальную партию.
• Акции. Продажи по акции нельзя переносить на обычный месяц.

Мы советуем выводить рядом с каждой рекомендацией причину: «заказать 120, потому что средний расход 4 в день, срок поставки 21 день, страховой запас 36». Тогда закупщик проверяет логику, а не верит цифре.

Сценарий 4. Письма поставщикам

Запросы КП, уточнения сроков, напоминания о досылке, претензии по браку. Письма однотипные, но каждое надо написать. Нейросеть делает черновик по шаблону и контексту: «напиши поставщику, что из 40 коробок пришло 37, приложены фото, просим допоставку или корректировочный документ».

Отдельно полезна сводка переписки: «что мы обещали поставщику Х и что он обещал нам за последний месяц». Когда закупщик уходит в отпуск или увольняется, такая сводка экономит дни разбирательств. Общие приёмы работы с деловыми письмами — в статье нейросеть для писем и рассылок.

Что подготовить перед запуском

Без этих данных нейросеть будет работать вслепую:

1. Справочник номенклатуры. Ваши наименования, артикулы, единицы измерения. Если в справочнике дубли, начните с чистки самых закупаемых позиций.
2. Таблица соответствий. Как одну и ту же позицию называет каждый поставщик. Её достаточно вести по ходу работы: каждое ручное исправление закупщика пополняет таблицу.
3. История закупок и продаж. Хотя бы за полгода, лучше за год, чтобы видеть сезонность.
4. Правила. Допустимое отклонение цены, минимальный страховой запас, кому согласовывать заказ выше определённой суммы.
5. Примеры. 20–30 реальных КП и счетов от разных поставщиков. На них проверяют качество до запуска.

Проверить надёжность нового поставщика — отдельная задача со своими источниками. Мы разбираем её в статье проверка контрагентов нейросетью.

Условный пример: компания с одним закупщиком

Пример условный, не кейс студии. Сеть из трёх кофеен закупает около 80 позиций: зерно, молоко, сиропы, упаковку, хозтовары. Закупщик один, совмещает с работой администратора.

Высвобождается около 30 часов в месяц. При стоимости часа 600 ₽ с налогами, условно, это 18 000 ₽. Но интереснее другой эффект. Допустим, сравнение КП стало регулярным, и по упаковке и сиропам удалось найти условия на 5% лучше. При закупках 400 000 ₽ в месяц по этим категориям это ещё 20 000 ₽. Плюс меньше списаний молока, если заказы стали точнее.

Расходы, условно: настройка на выгрузках без глубокой интеграции — 60 000–120 000 ₽, сопровождение и оплата модели — несколько тысяч рублей в месяц. Сама модель здесь недорогая: по тарифам Yandex AI Studio оплата идёт за объём обработанного текста, и сравнение нескольких КП обходится в рубли. Основные деньги — настройка и справочники. Из чего складывается бюджет, мы разбирали в статье сколько стоит внедрение ИИ в бизнес.

Ограничения и риски

• Ошибки распознавания. Плохой скан, цифра «8» вместо «3». Защита — контрольные суммы: сумма строк должна сойтись с итогом документа.
• Уверенные выдумки. Если в КП нет срока поставки, модель может его «додумать». В задании пишем прямо: если данных нет — так и написать.
• Коммерческая тайна. Цены поставщиков и ваши объёмы — чувствительные данные. Используйте сервисы с договором и понятными условиями хранения. Если в документах есть контакты сотрудников поставщиков, действуют требования закона о персональных данных.
• Автоматическая отправка заказов. Мы не советуем давать нейросети право самой отправлять заказ поставщику. Черновик — да. Отправка — после подтверждения человеком.
• Привычка не думать. Если закупщик перестаёт смотреть на таблицу и просто берёт верхнюю строку, вы теряете главное — знание рынка.

С чего начать за неделю

1. Возьмите 10 последних КП по одной категории и попросите нейросеть свести их в таблицу по параметрам из раздела выше.
2. Проверьте результат вручную: сколько ошибок, какие.
3. Сформулируйте правила, которые модель нарушила, и добавьте их в задание.
4. Повторите на следующей партии.
5. Если ошибок стало мало, переходите к сверке счетов и думайте об автоматическом сборе КП из почты.

Если хотите понять, какой из сценариев окупится у вас первым и сколько на нём сэкономите, оставьте контакты. Посмотрим, как сейчас устроены закупки, и посчитаем на ваших цифрах.