Права доступа в Яндекс Бизнесе: как дать доступ сотруднику и забрать карточку у подрядчика

Какие роли есть в Яндекс Бизнесе

Роли описаны в справке о доступах.

Важное ограничение: логин агентства в Яндекс Бизнесе может иметь только роль представителя. Агентства не могут сами подтверждать права на компанию (справка о подтверждении прав). Если подрядчик говорит, что «сделает карточку на себя, так проще», это не про удобство — так вы теряете контроль.

Роли в рекламе

Для рекламных кампаний в Яндекс Бизнесе есть свои роли:

• Владелец рекламы создаёт и оплачивает кампании, управляет материалами, смотрит статистику, выставляет счета, добавляет наблюдателей. Это может быть не тот человек, кто владеет карточкой.
• Наблюдатель управляет рекламными материалами и видит статистику, но не может платить и продлевать кампании.

Наблюдателя добавляют в разделе продвижения по Яндекс ID, и этот логин уже должен быть зарегистрирован в Яндекс Бизнесе. Удалить наблюдателя может только владелец рекламы.

Как добавить представителя в Яндекс Бизнес

Это делает только владелец.

1. Попросите сотрудника или подрядчика прислать его Яндекс ID — логин, а не пароль.
2. Откройте «Организации» и выберите компанию, сеть или филиал.
3. В левом меню откройте «Доступы».
4. Введите Яндекс ID человека.
5. Выберите тип доступа «Представитель» и нажмите «Добавить».
6. Подтвердите действие.

Сменить роль можно там же: значок редактирования на фото пользователя → новый тип доступа → «Изменить». Удалить — значок удаления на фото пользователя.

Если права на компанию ещё никто не подтвердил, сначала подтвердите их сами, а потом добавьте агентство. Как добавить компанию и подтвердить права с нуля, разобрано в статье как добавить организацию на Яндекс Карты.

Как передать права владельца

По справке, владелец может передать свою роль другому человеку: добавить нового пользователя с типом «Владелец» или поменять роль уже добавленного пользователя на «Владелец» в разделе «Доступы».

Когда это нужно:

• собственник бизнеса сменился;
• карточку заводил управляющий, а теперь её забирает собственник;
• карточка была на личном логине сотрудника, и вы переносите её на рабочий аккаунт компании.

Совет из практики: заведите отдельный рабочий Яндекс ID для бизнеса — с почтой и телефоном, которые не зависят от конкретного сотрудника. Владельцем карточки делайте именно его. Если на этом логине уже есть Директ и Метрика, ещё лучше: всё в одном месте и не уйдёт вместе с человеком.

Как удалить представителя и забрать доступ у подрядчика

Если подрядчик был представителем, всё просто: владелец удаляет его в «Доступах». Сделайте это в день окончания договора.

Если подрядчик был наблюдателем в рекламе, его удаляет владелец рекламы.

Если подрядчик стал владельцем карточки — это самая неприятная ситуация, о ней ниже.

Заодно проверьте всё, что связано с карточкой:

• Метрика. Яндекс Бизнес автоматически создаёт для компании счётчик Метрики, им управляет сам Яндекс, а доступ к нему следует за доступом к профилю (справка о статистике). Удалили человека из «Доступов» — он теряет и этот счётчик. Счётчик вашего собственного сайта — отдельная история, доступы к нему проверяйте в Метрике.
• Директ. Если реклама на Картах идёт через Директ, доступ к кабинету Директа выдаётся отдельно.
• Вебмастер. Роль «Представитель (Вебмастер)» сбрасывается в Вебмастере, а не в Бизнесе.

Если вы не уверены, кто сейчас имеет доступ к карточке, рекламе и сайту, это лучше выяснить до того, как запускать новую рекламу или менять подрядчика.

Как вернуть карточку, если владелец — бывший подрядчик или сотрудник

Ситуация частая: карточку завёл фрилансер или маркетолог на своём логине, потом ушёл, а владельцем числится он.

Шаг 1. Попросите передать роль

Самый быстрый путь. Подрядчику нужно добавить ваш Яндекс ID с типом «Владелец» в разделе «Доступы». Пять минут работы. Если расстались нормально, на этом всё.

Шаг 2. Подтвердите права заново

Если договориться не получается, подтвердите права на компанию сами: в Яндекс Бизнесе найдите свою компанию и нажмите «Получить доступ», или в Картах — «Вы владелец этой организации?». Подтверждение идёт по телефону из карточки: звонком на стационарный номер или кодом по SMS или звонку на мобильный.

Справка честно предупреждает: если у компании уже есть владелец, вы получите роль представителя, а не владельца. Чтобы стать владельцем, текущий владелец должен передать роль, либо нужно обратиться в поддержку.

Шаг 3. Пишите в поддержку с документами

Закрытого списка документов для такого случая в справке нет. Мы советуем собрать пакет, который однозначно показывает, что компания и номер ваши:

1. Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, где видно, что компания ваша.
2. Доказательство, что телефон в карточке ваш: договор с оператором или детализацию.
3. Договор с подрядчиком, если он был, и переписку о передаче доступов.
4. Ссылку на карточку и ваш Яндекс ID.

Как связаться с поддержкой Яндекс Бизнеса и как формулировать обращение, чтобы его не закрыли шаблоном, разобрано в статье поддержка Яндекс Бизнеса.

Шаг 4. Если телефон в карточке не ваш

Бывает, что подрядчик поставил в карточку свой номер или подменный номер. Тогда подтвердить права по телефону не получится. Предложите правку через Карты с вашим номером: по справке, запросы на изменение телефона рассматриваются в течение трёх дней. Потом подтверждайте права через новый номер.

Что не работает

• Создать вторую карточку той же компании. Это дубль, его объединят или удалят, а отзывы останутся на старой.
• Жаловаться на подрядчика в отзывах. Это не вернёт доступ.
• Ждать, что «само рассосётся». Пока он владелец, он может удалить представителей, поменять телефон или закрыть карточку.

Доступы для сетей и филиалов

У сети из нескольких точек роли устроены сложнее, и ошибки здесь стоят дороже: один неверно выданный доступ открывает все филиалы.

Ограничения из справки, которые стоит знать заранее: владелец сети не может удалить сам себя, только через поддержку; владельца или представителя сети нельзя удалить из одного отдельного филиала; представителя сети может удалить только владелец. Для изменений сразу в нескольких филиалах у Яндекс Бизнеса есть массовая загрузка данных — её лучше доверять одному человеку, а не каждому управляющему.

Правило минимальных прав: давайте ту роль, которой хватает для задачи. Администратору, который отвечает на отзывы одной точки, не нужен доступ ко всей сети.

Условный пример: салон теряет карточку при смене маркетолога

Пример условный, не кейс студии. Салон красоты работал с маркетологом два года. Карточку в Яндекс Бизнесе маркетолог завёл на свой логин, рекламная подписка оплачивалась с него же, салон компенсировал по счетам. После расставания маркетолог перестал отвечать.

Что потерял салон за месяц: возможность отвечать на 15 новых отзывов, обновить прайс после повышения цен на 10% (клиенты приходили с недовольством «в Картах было дешевле») и доступ к статистике рекламы.

Что сделали: подтвердили права по телефону из карточки и получили роль представителя — этого хватило, чтобы снова отвечать на отзывы и обновлять прайс. Параллельно отправили в поддержку выписку из ЕГРИП, договор на телефонный номер и переписку. Роль владельца перевели через несколько недель. Новую рекламу запускали уже со своего рабочего логина.

Вывод простой: если бы с первого дня владельцем был салон, а маркетолог — представителем, этой истории бы не было.

Чек-лист безопасности доступов

1. Владелец карточки — рабочий Яндекс ID компании, не личный логин сотрудника и не логин подрядчика.
2. Подрядчики и сотрудники — только представители.
3. Владелец рекламы — тоже компания. Подрядчик — наблюдатель.
4. Телефон в карточке — ваш номер, к которому есть доступ у собственника.
5. Раз в квартал проверяйте раздел «Доступы» и удаляйте тех, кто больше не работает.
6. При увольнении сотрудника или окончании договора удаляйте доступ в тот же день.
7. Проверьте связанные сервисы: Директ, Метрику сайта, Вебмастер.
8. Сохраните в надёжном месте: логин владельца, способ восстановления, выписку и договор на номер.

То же правило работает для сайта: аккаунт на конструкторе, домен и хостинг должны быть оформлены на компанию. О том, что прописать в договоре с подрядчиком, мы писали в статье договор на разработку сайта.

Если сейчас не до конца понятно, на ком висят карточка, реклама, домен и счётчики, оставьте контакты. Поможем разобраться, что где оформлено и как вернуть контроль.