Корпоративный портал для компании на 20–200 человек: что в нём должно быть и во что обойдётся

Что такое корпоративный портал и чем он отличается от корпоративного сайта

Корпоративный сайт смотрит наружу: на клиентов, партнёров, закупщиков. О нём мы писали отдельно в статье корпоративный сайт. Корпоративный портал смотрит внутрь: на сотрудников. Вход в него — по логину, поисковики его не видят, клиенты туда не попадают.

В компаниях на 20–200 человек портал часто называют «интранет», «внутренний сайт» или просто «наш Битрикс». Суть одна: единое место, где сотрудник находит ответ, не дёргая коллег.

Что должно быть в корпоративном портале

Не нужно делать всё сразу. Ниже разделы в порядке, в котором они обычно окупаются.

1. База знаний. Регламенты, инструкции, шаблоны документов, ответы на частые вопросы. Это ядро портала. Если в нём нет ответа на вопрос «как оформить командировку», портал не нужен.
2. Оргструктура и контакты. Кто чем занимается, кому писать по какому вопросу, телефоны, мессенджеры. Новичку это экономит дни.
3. Заявки и согласования. Отпуск, справка, пропуск, закупка, доступ к программе. Заявка с маршрутом согласования и статусом вместо «я же тебе в чат писал».
4. Онбординг. План первой недели и первого месяца, обязательные материалы, тест или чек-лист. Новый сотрудник проходит путь сам, наставник только проверяет.
5. Новости и объявления. Изменения в графике, приказы, события. Важно: новости должны быть короткими и полезными, иначе их перестанут читать через месяц.
6. Задачи и проекты. Если в компании нет отдельной системы задач, портал может её заменить. Если есть — интегрируйте её с порталом, дублировать незачем.
7. Документы и файлы. Общее хранилище с правами доступа: бухгалтерия видит своё, продажи — своё.
8. Обучение. Курсы и тесты для сотрудников. Нужно, если людей много и обучение повторяется. Подробнее — в статье ИИ для обучения сотрудников.

Отдельно про поиск. Портал без хорошего поиска не работает: сотрудник не будет листать разделы, он наберёт «отпуск» и ждёт ответ. В 2026 году всё чаще к базе знаний подключают AI-ассистента, который отвечает на вопросы сотрудников по внутренним документам. Как это устроено, разобрали в статье ИИ-ассистент для сотрудников.

Готовая платформа или разработка: что выбрать

Что есть у основных платформ на дату публикации:

• Битрикс24 — CRM, задачи, чаты, лента новостей, документы, бизнес-процессы. Облачные тарифы по странице цен Битрикс24: бесплатный, «Базовый» на 5 пользователей, «Стандартный» на 50 и «Профессиональный» на 100 пользователей. Цена указана за всю компанию: «Стандартный» — 6 990 ₽ в месяц помесячно или 5 590 ₽ при годовой подписке, «Профессиональный» — 13 990 ₽ и 11 190 ₽. Коробочная редакция «Корпоративный портал» по прайсу коробочной версии стоит 159 000 ₽ в год на 50 пользователей и 229 000 ₽ на 100, цены указаны без НДС.
• Яндекс 360 для бизнеса — почта на домене, Диск, Документы, Телемост, Мессенджер, Календарь, Трекер, Вики, Формы. Список сервисов — на странице Яндекс 360 для бизнеса. Оплата за каждого сотрудника, тарифы стоит смотреть на сайте на дату покупки.

Цены и состав тарифов меняются. Перед выбором проверяйте актуальные условия на сайте вендора.

Наше наблюдение: компании на 20–200 человек чаще ошибаются не с выбором платформы, а с тем, что покупают «всё и сразу». Включают двадцать модулей, ни один не наполняют, через три месяца сотрудники возвращаются в чаты. Лучше запустить два раздела, которыми реально пользуются, и добавлять следующие по мере привыкания.

5 признаков, что портал делать рано

1. Процессы не описаны. Если в компании никто не может объяснить, как оформляется закупка, портал не поможет: он автоматизирует хаос.
2. Нет человека, который будет вести портал. Нужен ответственный хотя бы на несколько часов в неделю: обновлять базу знаний, публиковать новости, следить за заявками.
3. Меньше 15–20 сотрудников в одном офисе. Хватит общего чата, папки на облачном диске и одного документа с регламентами.
4. Руководство само пишет поручения в личку. Сотрудники пользуются тем, чем пользуется руководитель. Если директор не открывает портал, его не откроет никто.
5. Цель — «чтобы было как у больших». Портал без конкретной боли не окупится. Сформулируйте, сколько времени и денег он должен сэкономить.

Если узнали свою компанию в двух-трёх пунктах, начните с базы знаний в простой вики и регламентов. Портал подождёт полгода.

Если не уверены, нужен ли портал или хватит пары настроенных сервисов, можем разобрать вашу ситуацию.

Сколько стоит корпоративный портал

Цены по работам — ориентир по рынку и нашим наблюдениям. У конкретного интегратора они могут отличаться.

Самая недооценённая строка — наполнение. Регламенты живут в головах, в старых письмах и в документах пятилетней давности. Собрать их, переписать понятным языком и разложить по разделам — работа на недели. Без неё портал откроется пустым.

Сроки: сколько делается корпоративный портал

Наполнение можно вести параллельно с настройкой, если ответственный назначен с первого дня.

Почему сотрудники не заходят в портал и как это исправить

Портал запустили, а через два месяца в нём пусто: новости читают три человека, вопросы по-прежнему задают в общем чате. Это самая частая история, и причины у неё понятные.

• В портале нет того, что нужно каждый день. Если заявка на отпуск по-прежнему пишется на бумаге, а регламенты лежат в почте, заходить в портал незачем. Переведите туда хотя бы одну ежедневную задачу.
• Ответ ищется дольше, чем вопрос в чат. Плохой поиск и пять уровней вложенности убивают базу знаний. Проверьте: находит ли новичок ответ на частый вопрос за минуту.
• Информация устарела. Один неверный регламент — и сотрудники перестают доверять всему разделу. У каждой статьи базы знаний должен быть ответственный и дата проверки.
• Руководители отвечают в личке. Если на вопрос «где шаблон договора» руководитель присылает файл, а не ссылку на портал, привычка не появится.

Хорошо работает связка базы знаний и AI-ассистента: сотрудник пишет вопрос обычными словами, ассистент отвечает по внутренним документам и даёт ссылку на источник. Как подготовить документы, чтобы ответы были точными, разобрали в статье база знаний для чат-бота. Если портал на Битрикс24, посмотрите, что умеет ИИ в Битрикс24.

Условный пример: окупится ли портал

Пример условный, не кейс студии. Торговая компания, 80 сотрудников, в год приходит 20 новых.

Сейчас каждый новичок первые две недели тратит около 2 часов в день на вопросы коллегам и поиск документов. Отвечает ему наставник, теряя ещё час в день. За 10 рабочих дней — 30 часов на одного новичка, 600 часов в год на 20 человек. При средней стоимости часа 600 ₽ это 360 000 ₽ в год только на онбординг.

Плюс заявки: 80 человек, каждый тратит 15 минут в неделю на выяснение «где моя заявка на пропуск и кто согласует». Это около 1 000 часов в год, ещё 600 000 ₽.

Для 80 человек тариф «Стандартный» на 50 пользователей уже мал, нужен «Профессиональный»: при годовой подписке это около 134 000 ₽ в год. Настройка и процессы — 200 000 ₽, наполнение базы знаний — 100 000 ₽. Первый год — около 434 000 ₽. Если портал сократит потери хотя бы наполовину, это примерно 480 000 ₽ в год, и он окупается в первый год. Со второго года остаётся только подписка и время ответственного.

Цифры условные. Ваш расчёт будет другим, но логику стоит пройти до покупки: какие потери вы закрываете и сколько они стоят.

Как запустить корпоративный портал: по шагам

1. Опишите 3–5 болей, которые портал должен закрыть, с примерами из последнего месяца.
2. Назначьте ответственного за портал и выделите ему время.
3. Соберите регламенты и частые вопросы, даже если они в беспорядке.
4. Выберите платформу под размер компании и требования к хранению данных.
5. Запустите 2–3 раздела: база знаний, оргструктура, один тип заявок.
6. Переведите туда одну привычку: например, все заявки на отпуск только через портал.
7. Через месяц спросите сотрудников, что неудобно, и добавьте следующий раздел.

Отдельно про персональные данные. В портале хранятся данные сотрудников: телефоны, даты рождения, фото, иногда паспортные данные для заявок. Это персональные данные по закону № 152-ФЗ, и компания отвечает за их защиту и доступы. Решите заранее, кто что видит, и проверьте, где физически хранятся данные выбранной платформы.

Если хотите, мы посмотрим, как устроена работа с информацией в вашей компании, и предложим план: какую платформу взять, с каких разделов начать и сколько это будет стоить.