Мероприятия для привлечения клиентов: дни открытых дверей, мастер-классы и коллаб-ивенты

Когда мероприятия приводят клиентов, а когда нет

Ивент — дорогой канал в пересчёте на одного человека. За один вечер вы знакомитесь с 15–50 людьми, а реклама за те же деньги показывается тысячам. Поэтому мероприятие оправдано, когда живой контакт продаёт сильнее, чем объявление.

Где мероприятия обычно не окупаются: срочные услуги (эвакуатор, вскрытие замков), услуги, которые покупают раз в несколько лет без предварительного выбора, и бизнесы без помещения, где гостя некуда пригласить. Им полезнее поиск и Карты.

Если вам нужна общая картина каналов, а не только ивенты, она есть в статье где искать клиентов. Здесь — только про мероприятия.

Форматы мероприятий для малого бизнеса

День открытых дверей

Подходит, когда у вас есть место, которое хочется показать: школа, студия, центр, клиника, производство, шоурум. Гости приходят в удобное время в течение 3–5 часов, смотрят, задают вопросы, пробуют.

Что сделать, чтобы день открытых дверей работал:

• Программа по часам, а не «приходите когда угодно». Например: 12:00 — открытый урок для детей 5–7 лет, 14:00 — для 8–12 лет, 16:00 — встреча с родителями.
• Предложение дня. Скидка на абонемент при записи в этот день или неделю, бесплатное пробное занятие, подарок.
• Человек на входе, который встречает, записывает контакт и объясняет, что где.

Мастер-класс или открытый урок

Подходит, когда ваш продукт можно показать руками: кулинария, флористика, керамика, уход за кожей, детейлинг, кофе. Гость уходит с результатом своими руками и с ощущением, что знает мастера.

Мастер-класс может быть платным. Небольшая цена отсекает случайных людей и окупает расходники, а гость, который заплатил, приходит почти всегда.

Коллаб-ивент с соседним бизнесом

Два бизнеса с одной аудиторией делают событие вместе: студия йоги и магазин здорового питания, барбершоп и магазин мужской одежды, детский центр и детское кафе. Каждый приводит своих гостей, оба получают новых. Как найти партнёра и договориться, мы подробно разбирали в статье коллаборация с другим бизнесом. Здесь важно одно: заранее решите, как делите контакты гостей и кто делает какое предложение.

Лекция или бизнес-завтрак

Для услуг, где решает экспертиза: юристы, бухгалтеры, клиники, B2B. Короткое выступление на 30–40 минут о проблеме гостей, вопросы, кофе. Продаёт не реклама, а то, что эксперт отвечает на вопросы вживую.

Сколько стоит одно мероприятие

Бюджет зависит от формата и масштаба, но структура почти всегда одинакова.

Это ориентир по нашим наблюдениям, а не прайс: в маленьком городе сумма может быть ниже, в центре миллионника — выше. Самая недооценённая статья — время команды. Подготовка мероприятия занимает несколько дней, а сам день выключает сотрудников из обычной работы.

Если бюджет мероприятия сопоставим с месячной рекламой, полезно сначала прикинуть, сколько клиентов должно прийти, чтобы ивент окупился. Как считать допустимую стоимость клиента, разобрали в статье как посчитать стоимость заявки и окупаемость рекламы.

Мы часто видим, как бизнес проводит мероприятие «для узнаваемости», а потом не может сказать, принесло ли оно хоть одного клиента. Если хотите понять, какой канал в вашем случае даст больше за те же деньги, — разберём вашу ситуацию.

Как пригласить гостей на мероприятие

Пустой зал — главный страх организатора. Приглашать нужно минимум за 2–3 недели, а напоминать — накануне и в день события.

Каналы приглашения в порядке эффективности для локального бизнеса:

1. Своя база. Действующие клиенты и те, кто когда-то обращался. Личное сообщение работает лучше массовой рассылки. Попросите прийти с другом: «Приходите вдвоём — подарим каждому…».
2. Соцсети и сообщество. Пост-анонс, затем 2–3 напоминания с деталями программы.
3. Партнёры. Если это коллаб-ивент, каждый приглашает свою аудиторию.
4. Яндекс Карты. Публикации в карточке организации видят люди, которые ищут бизнес рядом.
5. Районные чаты и каналы. Анонс от администратора или полезный пост с приглашением.
6. Реклама на район. Небольшой бюджет в ВКонтакте или Директе с географией в 2–3 км от вас.
7. Офлайн. Афиша у входа, листовки в соседних бизнесах.

Регистрация обязательна, даже для бесплатного события. Она даёт контакт, позволяет напомнить и показывает, сколько людей ждать. Для регистрации подойдёт короткая форма на сайте или в сообществе: имя, телефон, удобный мессенджер. Если событий много или они платные, удобно сделать отдельную страницу — как её устроить, есть в статье сайт для мероприятия.

Обычно приходит не каждый, кто зарегистрировался. Напоминание за день и утром в день события заметно сокращает неявки. Для платных мастер-классов неявок меньше.

Как собрать контакты и не нарушить закон

Контакты гостей — главный результат мероприятия. Но их сбор — обработка персональных данных.

Что нужно по закону о персональных данных:

• Согласие на обработку. Галочка в форме регистрации или подпись на бумажной анкете.
• Отдельное согласие на рекламные рассылки. Если планируете присылать предложения, а не только напоминание о событии.
• Политика конфиденциальности на сайте, где идёт регистрация.

Если на мероприятии проводите розыгрыш или конкурс среди гостей, это стимулирующее мероприятие. По статье 9 закона «О рекламе» в его рекламе нужно указать сроки проведения и источник информации об организаторе, правилах, количестве призов, сроках и месте их получения. Короткие правила на сайте и ссылка на них в анонсе решают вопрос.

Как превратить гостей в клиентов

Сама встреча — половина работы. Вторая половина — что происходит после.

В день мероприятия:

1. Каждый гость получает предложение с ограниченным сроком: «Абонемент со скидкой 20% при записи до воскресенья», «Первая процедура за полцены в течение двух недель».
2. Предложение записано на карточке или сертификате, а не только сказано вслух.
3. Есть возможность записаться или купить прямо на месте.

В первые 48 часов:

4. Благодарственное сообщение каждому гостю с фото события и напоминанием о предложении.
5. Ответ на вопросы, которые не успели задать.

В течение двух недель:

6. Личный звонок или сообщение тем, кто проявил интерес, но не купил.
7. Напоминание о сроке предложения за 2 дня до окончания.

Через месяц:

8. Приглашение на следующее событие — регулярные мероприятия работают лучше разовых: люди приводят знакомых.

Ошибка, которую мы видим чаще всего: гость пришёл, понравилось, ушёл — и с ним никто не связался. Через неделю он забыл, как называлось место. Скорость связи после события влияет на продажи так же, как скорость ответа на заявку с рекламы.

Как посчитать отдачу от мероприятия

Считайте не гостей, а деньги через 30–60 дней.

1. Отметьте каждого гостя в базе с пометкой события: в CRM, таблице или программе учёта.
2. Используйте уникальный код предложения. Сертификат или промокод только для гостей события.
3. Через 30 и 60 дней посчитайте: сколько гостей купили, на какую сумму, сколько пришли повторно.
4. Сравните с расходами, включая время команды.
5. Посчитайте стоимость клиента и сравните с другими каналами.

Условный пример: день открытых дверей в детском центре

Пример условный, не кейс студии. Детский центр в городе на 400 000 жителей. Абонемент — 6 000 ₽ в месяц, ребёнок в среднем занимается 6 месяцев.

Даже с учётом расходов на педагогов мероприятие окупается. Но если бы после события никто не позвонил семьям, которые не купили сразу, абонементов могло быть вдвое меньше, а стоимость клиента — вдвое выше. Разница — в работе после события.

Ошибки, из-за которых мероприятия не приносят клиентов

Отдельно — мероприятие без онлайн-следа. Фото и короткое видео с события нужны не только для отчёта: они показывают новым людям на сайте, в Картах и соцсетях, что у вас живое место. Следующее событие наберёт гостей легче.

План первого мероприятия за 4 недели

1. Неделя 1. Выберите формат и цель. Определите, что предложите гостям. Посчитайте бюджет и сколько клиентов нужно для окупаемости.
2. Неделя 2. Сделайте страницу или форму регистрации с согласием на обработку данных. Подготовьте анонс. Договоритесь с партнёром, если это коллаб.
3. Неделя 3. Приглашения по своей базе, в соцсетях, Картах и районных чатах. Реклама на район, если нужна.
4. Неделя 4. Напоминания за день и в день события. Проведение. Сообщение каждому гостю в течение 48 часов.
5. Через 2 недели. Звонки тем, кто не купил. Напоминание о сроке предложения.
6. Через 30–60 дней. Подсчёт результата и решение о следующем событии.

Мероприятие хорошо работает в связке с постоянными каналами: сайтом, Картами и рекламой. На наших проектах загородный клуб за 6 месяцев работы над сайтом, соцсетями и рекламой получил 8 000+ подписчиков и поток бронирований. Если хотите понять, какие каналы и события подойдут вашему бизнесу и как связать их в одну систему, оставьте контакты — дадим план.